Официальные мероприятия, как правило, бывают случайными. Когда они сделаны правильно, они умны, забавны и изощренны. Когда они делают что-то не так, это просто кучка людей, слоняющихся без дела на высоких каблуках и в костюмах пингвинов. Если вы планируете официальное мероприятие, вы определенно не хотите, чтобы оно попало в последнюю категорию, но организовать успешный вечер - это тяжелая работа, требующая много времени и усилий. Тем не менее, это не должно быть таким стрессом, как вы думаете. Если вы будете организованы и будете следовать нескольким простым правилам, вы устроите вечеринку, о которой все будут вспоминать в следующий раз, когда вы будете одеты и шаркаете по скучному конференц-залу.
Продолжайте читать, чтобы узнать, какие цели связаны с планированием вашего следующего мероприятия.
10: Поставьте цель
Будь то развлечение, информирование, повышение осведомленности или сбор денег, вам нужно знать, чего вы пытаетесь достичь с помощью своего мероприятия. Постановка целей будет полезна при определении того, куда потратить деньги, а также при планировании графика. Если это вообще возможно, постарайтесь установить цели, которые легко измерить, например, сколько гостей вы ожидаете посетить, чтобы вы могли видеть, на каком месте вы находитесь после окончания мероприятия.
9: Установите бюджет
Вы должны знать, сколько денег у вас есть, прежде чем начинать реальное планирование. Будьте реалистичны в своих расходах. Сядьте и составьте план каждого аспекта мероприятия и того, сколько вы готовы выложить за каждый. Когда вы планируете, часто посещайте свой бюджет, чтобы убедиться, что вы не выходите за рамки. Сделайте уровни вариантов, с которыми вы сможете жить, если ваш первый выбор не сработает. Например:
- Вариант 1: У вас есть открытый бар.
- Вариант 2: Каждый гость получает два бесплатных напитка.
- Вариант 3: Гости платят за свои напитки.
Не бойтесь взять немного из одной области, чтобы отдать в другую. Например, если вы решили открыть открытый бар, вам, возможно, придется сократить свой бюджет на питание. Если есть вещи, которые вы хотите, но не можете себе позволить, ищите скидки и не бойтесь вести переговоры с продавцами. Им нужен ваш бизнес так же, как и вам их!
Вы знали?
Слово «бюджет» произошло от латинского слова «bulga», означающего рюкзак или мешочек.
8: Определите ключевых игроков
Определите людей и компании, которые вам понадобятся, чтобы ваше мероприятие прошло гладко. Любой, от координатора мероприятия до парковщика, должен быть частью этого списка. Убедитесь, что они точно знают, какова их роль, что от них ожидается, в какое время они должны прибыть и любую другую информацию, которую вы считаете необходимой. Назначайте встречи на протяжении всего планирования, чтобы держать всех в курсе событий. Обязательно проведите встречу перед мероприятием, чтобы в последнюю минуту обсудить любую логистику и устранить неполадки по мере необходимости.
История камердинера
Служба парковки автомобилей стала популярным вариантом для владельцев автомобилей в 1930-х годах в городах с ограниченным количеством парковочных мест, таких как Нью-Йорк, Чикаго и Лос-Анджелес. До этого водителям просто нужно было найти место для парковки!
7: Создайте временную шкалу
В зависимости от того, насколько заранее вы планируете свое мероприятие, вам может потребоваться установить график, который поможет вам уложиться в сроки. Например, вам следует заблаговременно заказать поставщика провизии - еще до того, как вы разошлете приглашения, - а затем снова связаться с ним прямо перед мероприятием и сообщить окончательное количество ответов на приглашения. Составьте план каждого решения и действия в последовательном порядке от начала до конца. При планировании чаще посещайте эту таблицу, чтобы убедиться, что вы не сбились с пути.
6: Заключайте контракты и подписывайте их
Контракты являются основой любого мероприятия, ведь без них у вас не будет спикеров, развлечений, информационных материалов, оборудования и всего того, что вы не можете обеспечить сами. Пока все ваши поставщики и развлечения не подпишутся пунктирной линией, все, что касается вашего мероприятия, остается неопределенным. Поэтому подготовьте свои контракты как можно раньше, чтобы не остаться в беде, если ваш главный спикер получит более выгодное предложение за две недели до важного дня.
5: Установить место и дату
Большую часть времени поиск места и выбор даты мероприятия идут рука об руку. Если у вас есть определенный день и время, вам нужно найти место, которое может соответствовать вашим потребностям. Однако, если вы уже определились с обстановкой для своего вечера, вам, возможно, придется быть гибкими в выборе времени.
Кроме того, при выборе локали учитывайте атмосферу, которую вы пытаетесь создать. В зависимости от того, насколько официальным будет ваше мероприятие, вы можете провести его в бальном зале отеля, а не в душном конференц-зале. Вы также должны иметь в виду, какие предметы первой необходимости будут предоставлены в этом месте, например, столы, стулья и постельное белье. Помните, что все, что не входит в стоимость помещения, придется арендовать, а это еще больше вычтет денег из вашего бюджета.
Одно дорогое событие
Отель Marina Bay Sands в Сингапуре был назван самым дорогим отелем в мире, его строительство обошлось в 5,95 миллиарда долларов. Его конференц-центр имеет 250 конференц-залов и может вместить до 11 000 сидячих мест.
4: Создать список гостей и отправить приглашения
Разошлите приглашения заблаговременно до мероприятия. В зависимости от типа мероприятия, которое вы организуете, ваш список гостей будет включать множество людей, от друзей до коллег. Официальный этикет гласит, что вы должны отправить свои приглашения как минимум за шесть-восемь недель до мероприятия, а ваши ответы на приглашения должны быть записаны за две недели до этого. Если вы считаете это необходимым, укажите дресс-код в приглашениях.
3: Еда и напитки
Решите, какую еду вы хотели бы (и у кого есть бюджет) подавать: шведский стол, тапас, ужин с рассадкой или только десерты. Рассмотрите варианты блюд, которые будут соответствовать теме вашего мероприятия. Подавать веганскому обществу сырные кубики и поросят в одеяле не получится, независимо от того, сколько денег вы сэкономите на кейтеринге. Но вам также не нужно предлагать дорогой обед из четырех блюд. Укажите в приглашениях, что будет подаваться, даже если вы не просите людей сделать свой выбор заранее, чтобы гарантировать, что ваше мероприятие не будет заполнено голодными, разгневанными гостями.
2: Украшения
Декорации имеют решающее значение для создания атмосферы любого мероприятия. В зависимости от местоположения вы можете использовать естественную красоту пространства, чтобы сэкономить деньги на декоре. Однако, если вам нужно усилить унылую конференц-зону, подумайте о том, чтобы добавить немного мебели к десертным или фуршетным столам. Просто убедитесь, что выбранные вами украшения не противоречат общему стилю мероприятия. Например, если вы устраиваете вечеринку в шикарном бальном зале отеля, стробоскопы, вероятно, не лучший вариант. Цветочные композиции часто являются самым простым и наиболее адаптируемым выбором для того, чтобы сделать простое пространство великолепным. Тем не менее, цветы могут стоить дорого, и есть другие варианты, которые требуют меньше денег. Одна вотивная или чайная свеча в центре каждого стола, например, может иметь большое значение.
Как много цветов!
Сегодня в мире насчитывается около 250 000 видов цветковых растений.
1: Обзор и оценка
Пересмотрите свои цели в конце мероприятия и посмотрите, насколько они соответствуют. Насколько вы были успешны? Вы забили некоторые цели, а не другие? Почему или почему нет? Углубитесь в процесс сбора, чтобы получить представление о своих успехах и неудачах. Проведите встречу после мероприятия с вашими ключевыми игроками, чтобы отпраздновать и обсудить, как улучшить вашу следующую интрижку.