В первые дни существования Интернета хранение данных и доступ к приложениям на серверах, расположенных за стенами наших домов и офисов, были скорее научной фантастикой, чем деловой реальностью. Пользователи усвоили концепцию, но не мечтали о реальной работе с помощью браузера, подключенного к Интернету.
Для многих людей браузер и компьютер с тех пор слились в единое целое. Эти люди больше не покупают и не устанавливают программное обеспечение. Вместо этого они загружают свой компьютер, запускают свой любимый браузер, а затем получают доступ к ряду приложений, размещенных на серверах по всему миру. Их данные тоже хранятся там - в облаке, вдали от вращающихся дисков их жестких дисков. И у них идет серьезная работа.
Вы тоже можете быть одним из таких людей. Вам по-прежнему нужен компьютер, но вам не нужно вкладывать средства в дорогое программное обеспечение. Большинство облачных сервисов - или веб-приложений, как их иногда называют, - бесплатны или требуют минимальной ежемесячной платы. После этого все, что вам нужно, это немного знаний о том, что доступно. Вот тут-то и пригодится эта статья.
На следующих нескольких страницах мы собираемся изучить, как вы можете заставить облако работать на вас, будь вы владельцем малого бизнеса, художником, студентом или просто тем, кто ищет классный способ общаться с другими единомышленниками. Начнем с основы любого хорошего решения для облачных вычислений - хранения и синхронизации файлов.
10: Храните и синхронизируйте свои файлы
С облачным хранилищем файлов и синхронизацией вы фактически арендуете крошечную часть сервера, принадлежащего поставщику услуг. У вас все еще есть ПК или пять, но вы устанавливаете некоторый код, который отслеживает появление новых файлов в указанной папке. Когда они это сделают, код инициирует автоматическую синхронизацию, которая загружает новые данные через ваше интернет-соединение на ваш маленький кусочек серверов провайдера, а затем загружает их на все подключенные ПК. Большинство провайдеров также разработали мобильные приложения, поэтому вы можете получить доступ к этим файлам на своем планшете и телефоне.
Самое замечательное в облачном хранилище то, что оно создает резервную копию ваших данных за пределами вашего дома или офиса, что особенно удобно, если, скажем, пожар поглотил ваш компьютер.
Dropbox и SugarSync - два популярных поставщика услуг по хранению и синхронизации файлов, но вы можете найти десятки решений, в том числе от известных технологических брендов: Amazon (Cloud Drive), Google (Google Drive) и Microsoft (SkyDrive).). Большинство из них предоставляют некоторое пространство для хранения - скажем, 5 гигабайт - бесплатно, а затем взимают плату в зависимости от того, сколько дополнительного хранилища вы используете.
9: Эффективное сотрудничество с распределенной командой
В первые дни существования Интернета совместная работа над проектом выглядела так: вы создали файл на своем компьютере. Затем вы прикрепили этот файл к электронному письму и отправили его группе людей для проверки. Каждый из них загрузил вложение, отредактировал его и отправил обратно. Вы застряли с несколькими версиями файла и незавидной задачей объединения всех комментариев.
Совместные сайты могут устранить эти разочарования. Несколько человек могут совместно использовать эти виртуальные рабочие пространства, независимо от их местонахождения. Обычно администратор настраивает учетную запись, а затем приглашает пользователей присоединиться. Он или она может назначать людям определенные роли, что ограничивает их возможности и доступ к информации, пока они находятся в космосе.
Большинство хороших сайтов для совместной работы предлагают базовый набор функций, которые позволяют членам команды общаться, обмениваться идеями и обмениваться файлами, не полагаясь на электронную почту. Лучшие сайты оптимизируют управление версиями файлов и планирование и позволяют пользователям инициировать обсуждение любого аспекта проекта. При эффективном использовании сайт для совместной работы функционирует как всеобъемлющий архив всей связанной проектной работы.
Basecamp от 37signals - один из самых известных. Он существует уже несколько лет и предлагает надежный набор инструментов. Onehub - еще один интересный вариант, позволяющий компаниям создавать защищенные облачные порталы, которые можно использовать для обмена, предварительного просмотра, обсуждения и редактирования документов или других больших файлов.
8: Управляйте своими фотографиями и видео
Цифровые камеры и записывающие устройства должны были революционизировать наше отношение к фотографиям и видео. Вместо этого мы получили файлы, разбросанные по картам памяти, ноутбукам, флешкам, внешним дискам, компакт-дискам, планшетам и телефонам.
Облако в виде сайта управления фотографиями или видео может спасти вас от безумия. Как и в случае решения для хранения файлов, все ваши медиафайлы находятся на внешнем сервере. Фактически, вы можете использовать большинство сайтов для хранения файлов для резервного копирования и синхронизации фотографий и видео, но они не созданы для того, чтобы помечать ваш контент полезной информацией или легко делиться им с друзьями и семьей. Все это и даже больше могут делать специально созданные видео- и фотосайты. В большинстве из них есть функции перетаскивания, которые упрощают перемещение файлов с устройства в облако. Как только ваше изображение или клип появятся в сети, вы можете добавить ключевые слова, организовать их в альбомы или галереи, а затем поделиться ими одним щелчком мыши.
Популярные фотосайты включают Flickr, Shutterfly и Snapfish. Серьезные фотографы захотят проверить SmugMug или Zenfolio. Эти многофункциональные сайты взимают членские взносы, но они предоставляют гораздо больше возможностей пользователям с тысячами изображений и огромными требованиями к пространству.
Что касается видео, конечно, есть YouTube, который получает 72 часа контента в минуту от кинематографистов со всего мира. Если вы представляете себя следующим Мартином Скорсезе, то рассмотрите Vimeo, который предлагает солидный набор функций, включая видео, защищенные паролем, но, как правило, обслуживает меньшую группу киноэнтузиастов.
7: Откройте для себя новую музыку или насладитесь стариками
Даже после интернет-революции для прослушивания музыки обычно требовалось устройство - CD-плеер, ноутбук, MP3-плеер - и носитель - компакт-диск, жесткий диск, флэш-память. Затем, по мере расширения услуг фиксированной и мобильной широкополосной связи, люди получали все более быстрый доступ к онлайн-контенту. Потоковое вещание или передача данных таким образом, чтобы их можно было обрабатывать как устойчивый непрерывный поток, стало реальной альтернативой доставке требовательных к пропускной способности аудиофайлов.
Потоковые музыкальные сервисы стали популярными, потому что они предоставляют слушателям доступ к бесконечно большому музыкальному автомату с песнями, хранящимися в облаке. Некоторые провайдеры предоставляют все эти ушные конфеты только в виде потокового аудио, что означает, что песни можно воспроизводить, но их нельзя хранить локально на жестком диске вашего компьютера. Другие позволяют как потоковую передачу, так и загрузку. Почти все предлагают бесплатный сервис, хотя вам придется слушать рекламу между песнями. Если вам нужен опыт без рекламы, выберите премиум-сервис, который также открывает доступ к другим функциям, таким как возможность доступа к вашей учетной записи на всех подключенных и мобильных устройствах.
Наконец, пользовательский опыт может сильно отличаться от одного сервиса к другому. Pandora, один из самых популярных сервисов потоковой передачи музыки, работает путем создания случайно сгенерированного плейлиста на основе песни или исполнителя, которых идентифицирует пользователь. Spotify и Rdio просто открывают свои музыкальные хранилища и позволяют слушателям выбирать.
6: Рисуйте картинки и редактируйте фотографии
Фото и графика могут улучшить любую форму общения, верно? Тем не менее, создать действительно хорошие изображения легче сказать, чем сделать. В последние годы облачные программы рисования и рисования сделали этот процесс намного менее обременительным. Существует два основных типа сервисов: те, которые позволяют создавать штриховые рисунки, такие как блок-схемы и каркасы, и те, которые позволяют редактировать фотографии с камеры или с любимого сайта стоковых изображений.
Начало работы обычно требует быстрой регистрации и, возможно, нескольких видеоуроков. Почти все они предоставляют бесплатный сервис, который покупает небольшой объем памяти и ограниченное количество изображений и вариантов экспорта. Обновитесь до премиум-сервиса, и вы получите все необходимое - неограниченное пространство для хранения и изображения, а также более гибкие параметры экспорта, такие как возможность сохранения в форматах PNG, JPEG, SVG или PDF.
Большинство онлайн-сайтов для рисования и рисования предоставляют те же основные функции и инструменты, что и более мощные настольные приложения. Например, Gliffy, интерактивная служба построения диаграмм, перекликается с Microsoft Visio. Вы можете рисовать основные фигуры, упорядочивать и выравнивать их, применять цвета, добавлять текст и экспериментировать с некоторыми специальными эффектами. Когда вы закончите работу с диаграммой, вы можете встроить и поделиться своей работой через социальные сети или пригласить других для просмотра и комментирования.
Онлайн-редакторы фотографий, такие как Pixlr, во многом похожи на Adobe Photoshop. Они позволяют обрезать изображения, настраивать цветовые характеристики и маскировать задний или передний план. И тогда они делают обмен хваткой. С Pixlr вы можете сохранять отредактированные изображения на свой рабочий стол, на серверы компании или в Facebook, Flickr и Picasa.
5: Держите своих друзей (и врагов) близко
По мере расширения вашей цифровой вселенной у вас появляются друзья, подписчики и фанатики, которым нравится посещать ваш сайт и комментировать ваш блог. Облачные сервисы стали жизнеспособной альтернативой для фрилансеров, малого бизнеса или тех, кто хочет управлять своим растущим списком контактов. managementЕсли вы хотите поэкспериментировать с одним из этих сервисов, вам придется заранее потратить некоторое время на загрузку ваших контактов в систему.
В чем они действительно сильны, так это в том, насколько хорошо они интегрируются с другими популярными веб-приложениями. Например, они позволяют импортировать и объединять все ваши контакты из Gmail, Facebook, LinkedIn, Twitter и MailChimp. После заполнения базы данных контактов вы можете добавлять теги и другую соответствующую информацию, а затем сортировать, сегментировать и фильтровать, чтобы понять, кого вы знаете и как они связаны друг с другом. Еще более полезно, особенно если вы занимаетесь бизнесом, вы можете отслеживать разговоры, настраивать напоминания о последующих действиях, прикреплять электронные письма или назначать списки задач себе или членам команды.
Если вы уже используете систему электронной почты на основе Интернета, такую как Gmail, то у вас, вероятно, есть доступ к скромному диспетчеру контактов. Но если вы хотите создать серьезную CRM, вам нужно перейти на что-то более надежное. Многие люди считают Salesforce золотым стандартом CRM-решений, хотя для большинства владельцев малого бизнеса это излишне. Другие варианты включают Highrise от создателей Basecamp и Batchbook. Оба они предлагают бесплатную пробную версию, но не имеют бесплатных тарифных планов.
4: Проверяйте почту где угодно и когда угодно
Настольный почтовый клиент умирает медленной смертью. В июне 2011 года чуть более 50 процентов всех электронных писем открывались на настольных компьютерах. В июне 2012 года это число упало до 33 процентов. Одна из причин исчезновения заключается в том, чтоклиент электронной почты - часть программного обеспечения, которое вы устанавливаете на свой компьютер, - привязывает вас к операционной системе и может выполнять синхронизацию электронной почты на нескольких компьютерах. планшеты и телефоны проблематичны.
Некоторые люди обходят эти проблемы, используя приложение веб-почты. Это, безусловно, работает, но лучшие решения можно найти в облачных системах электронной почты. Если вы зарегистрируетесь в бесплатной службе, вы не сможете получить личный домен (часть вашего адреса электронной почты, которая следует за символом @), и вам придется жить с рекламой в своем входящие. Взамен вы получите доступ ко всем основным функциям электронной почты, которые есть в настольном клиенте. Вы можете составлять, форматировать и отправлять исходящие сообщения, читать и упорядочивать входящие сообщения, а также отвечать людям, указанным в поле адреса. И вы сможете делать все это на любом компьютере, где есть браузер и подключение к Интернету.
Конечно, Yahoo Mail - это крупная служба электронной почты на базе Интернета. Как и Gmail от Google. Он интегрируется с Google Диском, который сочетает в себе хранилище файлов с набором инструментов повышения производительности для создания документов, электронных таблиц и презентаций, даже не выходя из браузера. Google также предлагает версию Gmail для бизнес-класса.
3: Прищипните монетки
Если вы когда-либо экспериментировали с электронными таблицами, то знаете, как технологии могут улучшить процесс бюджетирования. Правильные инструменты могут более эффективно обрабатывать ваши цифры и отображать данные всеми возможными способами. Это, в свою очередь, поможет вам понять, куда уходит каждая копейка.
Теперь все эти функции можно получить бесплатно из приложения, работающего в облаке. Как и во всех веб-службах, вы должны сначала создать учетную запись у поставщика. В большинстве случаев вы будете подключать свои различные учетные записи к приложению управления финансами, чтобы оно могло отслеживать транзакции и понимать ваши расходы и депозиты. Затем вы можете указать системе, как вы хотите получать своевременные напоминания о сроках оплаты, низком остатке и лимитах кредитной карты. Когда наступает время уплаты налогов или просто время оценить свое финансовое положение, вы можете создать множество отчетов, в которых суммируются ваши расходы, доходы, собственный капитал и остатки на счетах с течением времени.
Mint от создателей Quicken - одно из самых популярных веб-приложений для управления финансами. Однако это сервис только для чтения, что означает, что вы можете организовывать и анализировать свои финансы с помощью Mint, но не можете перемещать средства. Если вы хотите отслеживать свои счета, а затем фактически оплачивать их в электронном виде, рассмотрите возможность проверки, которая поддерживает функции оплаты счетов. На самом деле Check наиболее полезен как мобильное приложение, позволяющее оплачивать счета прямо с телефона, когда вы находитесь вдали от компьютера.
2: Сделайте так, чтобы ваш малый бизнес казался большим
Если вы индивидуальный предприниматель или фрилансер, вы играете много ролей. Некоторые из наиболее неприятных и трудоемких ролей включают надзор за функциями бэк-офиса. К счастью, облако может упростить управление финансами бизнеса. Один из подходов, особенно если у вас относительно простая структура выставления счетов и платежей, заключается в объединении одной или двух облачных служб. Некоторым фрилансерам требуется не что иное, как приложение для хронометража, чтобы отслеживать часы, потраченные на проект, и приложение для выставления счетов, чтобы выставлять счета клиенту соответственно.
Если у вас несколько сотрудников или подрядчиков, вам понадобится одно из облачных приложений, объединяющее все основные функции бухгалтерского учета. Как владелец бизнеса, вы должны зарегистрироваться у выбранного вами поставщика, а затем ввести все необходимые данные, например платежную информацию. Наконец, вы создаете свою команду и приглашаете сотрудников в проекты. После принятия первоначальных приглашений сотрудники могут войти в систему с любого компьютера и отслеживать часы, потраченные на назначенные им проекты. В конце месяца соберите время сотрудников и подготовьте счета, которые можно отправить клиентам по электронной почте в формате PDF или распечатать для доставки по почте.
У старых фаворитов настольных компьютеров - Peachtree Accounting (теперь Sage 50) и QuickBooks - есть облачные версии своего программного обеспечения. Если хронометраж - это все, что вам нужно, проверьте Toggl. Чтобы получить полнофункциональное решение для хронометража, выставления счетов и управления финансами, которое интегрируется с PayPal и предлагает надежную версию для смартфонов, взгляните на Freshbooks.
1: Спорьте со всеми вашими веб-приложениями
Благодаря облачным сервисам вы можете делать больше, даже не выходя из любимого браузера, но сколько имен пользователей и паролей может запомнить один человек? (Журналист New York Times по технологиям Дэвид Пог однажды сообщил, что у него есть имена учетных записей и пароли для 87 сайтов!) А что, если вам нужно интегрированное представление ваших любимых веб-приложений? Или возможность перетаскивать файлы из одного сервиса в другой?
Управление облачным хранилищем - один из ответов на эти вопросы. Как и приложения, которыми они управляют, эти решения работают из облака. Различные поставщики услуг поддерживают разные приложения, но почти все они включают в себя известные службы хранения файлов, такие как Dropbox. После процесса регистрации вы получаете возможность единого входа, что означает, что вы можете получить доступ ко всем подключенным службам с одним именем пользователя и паролем. У вас также есть возможность искать и находить любой файл независимо от его местоположения, а затем перетаскивать его между службами. И вы можете просматривать и обмениваться документами и изображениями, не переходя к приложению, в котором они хранятся.
Otixo, который позиционирует себя как «ваша панель инструментов для облака», является одним из ведущих претендентов на эту нишу. Он предлагает (не бесплатный) пакет премиум-класса, который включает как веб-приложения, так и приложения для смартфонов. Primadesk - аналогичный сервис, но он также интегрирует некоторые ведущие облачные системы электронной почты в дополнение к файловому хранилищу. Он предлагает как бесплатную, так и платную версии.
Примечание автора: 10 способов заставить облако работать на вас
В далеком 1998 году я начал медленно и неуклонно переходить на облачные сервисы для любого процесса или функции, которые имели смысл. Я перенес свою электронную почту в Google Apps и никогда не оглядывался назад. Сегодня я использую ряд веб-приложений для всего, от создания базы данных до управления задачами. Я не уверен, что у меня столько же веб-аккаунтов, сколько у Дэвида Пога (см. № 1 в этом списке), но я мог бы составить ему конкуренцию.