Погоня за бумажками тратит время и энергию. А когда счета не оплачиваются или бланки разрешений не сдаются, расплатой за неорганизованность являются штрафы за просрочку платежа и потерянные экскурсии. В этой статье мы рассмотрим некоторые стратегии преодоления беспорядка. Так что, если ваша идея организовать свои бумаги состоит в том, чтобы складывать их стопкой на обеденном столе, попробуйте некоторые из следующих советов:
- Выделите одно место в вашем доме, даже если это всего один ящик, для хранения деловых бумаг, счетов, писем и вырезок.
- Настройте систему хранения важных документов и квитанций. Это может быть простая папка-аккордеон или картотека, которая может выполнять двойную функцию в качестве стола.
- Используйте файл «Разное» для предметов, которые не легко вписываются в категорию, но обязательно просмотрите этот файл, когда он заполнится. Вы обнаружите, что новые категории будут выделяться, а ненужные элементы будут легко узнаваемы.
- Храните свою почту в одном месте в доме, открывайте и храните все не реже одного раза в неделю. Если вы не можете регулярно хранить документы, используйте папку с надписью «В файл» для временного хранения документов. Обязательно выделите время для хранения этих элементов.
- Повесьте корзинку возле входной двери и держите в ней ключи, чтобы всегда знать, где они. Также используйте эту корзину для счетов и писем, которые необходимо отправить по почте. Когда вы возьмете ключи, вы вспомните почту.
- Для семей с детьми держите на видном месте специальный блокнот для всех разрешений и других школьных документов, которые легко потерять.
- Вместо использования адресной книги попробуйте использовать каталожные карточки, хранящиеся в папке с файлами. Наряду с именами, адресами и телефонными номерами у вас будет место, чтобы отслеживать дни рождения, годовщины и даже подарки, которые вы дарили в последние годы. Если кто-то перемещается, замените обновленную карту.
- Периодически просматривайте свою файловую систему и выбрасывайте предметы, которые вам больше не нужны, например счета за коммунальные услуги за прошлый год или гарантии на выброшенные предметы. Не все домашние бумаги нужно складывать. В следующем разделе мы узнаем о некоторых домашних бумагах для повседневного использования.
Планирование и приоритеты
Дни рождения и визиты к врачу бывает трудно запомнить, потому что они не вписываются в структурированный распорядок дня. Вот несколько простых стратегий для отслеживания различных обязательств:
- Используйте большой настенный календарь, чтобы отслеживать встречи, встречи, дни рождения и другие события.
- Составляйте списки как ежедневно, так и еженедельно, чтобы помнить, что нужно сделать. Отметка пунктов даст вам чувство выполненного долга, а также напомнит вам о том, что вам еще нужно сделать.
- Создавайте еженедельный «Список семейных дел», в котором члены семьи могут записаться на работу по дому. Это дает каждому право голоса в том, что он собирается делать, а также разделяет ответственность за достижение цели.
- Используйте годовой планировщик, чтобы ставить долгосрочные цели, например экономить деньги или планировать отпуск.
- Ставьте реалистичные цели. Не пытайтесь втиснуть слишком много в один день или даже в один год. Если вы обнаружите, что постоянно отстаете от графика, держите при себе блокнот и записывайте все, что вы делаете в течение нескольких дней. Затем объективно посмотрите на список, чтобы определить, не слишком ли вы пытались сделать.
Наконец, мы обсудим, какие домашние бумаги слишком ценны, чтобы оставлять их дома, а какие слишком необходимы, чтобы их можно было оставить в банковской ячейке.
Рекомендации по файловой системе
При организации домашних бумаг трудно понять, какие документы нужно держать под рукой, а какие можно хранить в сейфе. Вот несколько простых рекомендаций:
Что хранить дома
- Банковское дело -- регистрационные чеки, дополнительные чеки, сберегательные книжки, погашенные чеки
- Права на автомобили, страховые полисы, записи о техническом обслуживании, платежные квитанции
- Список всех кредитных карт с номерами и номерами телефонов; выписки по кредитной карте
- Гарантии и гарантийные обязательства, включая брошюры с инструкциями
- Домашние записи - страховой полис и ипотечные документы; список домашних улучшений и квитанций; договор аренды и страховой полис арендатора, если аренда
- Инвестиционные отчеты - 401(k), взаимные фонды и выписки брокеров
- Медицинские записи - прививки, страховые формы, страховые выплаты, рецепты
- полисы страхования жизни
- Налоговые отчеты --c копии налоговых отчетов за предыдущие годы и квитанции о вычитаемых расходах, которые вы планируете указать в декларации за следующий год
- Копия завещания (остайтесь у своего адвоката)
Что хранить в сейфе
- Личные документы, в том числе свидетельства о рождении, свидетельство о браке, паспорта, военные списки, решения о разводе
- Доступ к дому и титул
- Финансовые активы, включая сберегательные облигации, банковские депозитные сертификаты, сертификаты акций
- Список ценных вещей (по возможности включите видеозапись дома по комнатам)
После того, как у вас будет система организации документов, ваше домашнее хозяйство будет работать намного эффективнее. Кроме того, вы будете лучше подготовлены к неизбежным чрезвычайным ситуациям.