У поставщиков услуг электронной почты, таких как Outlook и Gmail, есть удобная функция, позволяющая редактировать или отзывать сообщения после их отправки. Это дает вам простой способ исправить опечатки или быстро изменить исходное сообщение, но есть некоторые предостережения.
Во-первых, запрос на отзыв должен быть инициирован до того, как получатель откроет и прочитает сообщение электронной почты, и у вас есть только короткий период времени, чтобы использовать эту функцию. Правила различаются в зависимости от того, какую службу электронной почты вы используете.
Некоторые настройки безопасности на стороне отправителя или получателя также могут привести к сбою попытки отзыва сообщения, поэтому самый безопасный шаг - не отправлять смущающее электронное письмо, о котором вы можете пожалеть в первую очередь.
Имея это в виду, давайте посмотрим, как отозвать электронное письмо в Outlook и Gmail. Мы также упомянем некоторые различия в возможностях каждого из них.
Как вызывать сообщения в Microsoft Outlook
По данным службы поддержки Microsoft, функция отзыва открыта для пользователей, у которых есть адрес электронной почты Microsoft Exchange. Они могут быть предоставлены вашим рабочим местом или интернет-провайдером, а также доступны всем подписчикам Microsoft Office 365.
Предполагая, что эта функция вам доступна, вот шаги по ее использованию:
- На панели папок в левой части окна Outlook выберите папкуОтправленные.
- Откройте сообщение, которое хотите отозвать. Вы должны дважды щелкнуть, чтобы открыть сообщение. Выбор сообщения таким образом, чтобы оно отображалось в области чтения, не позволит вам отозвать сообщение.
- Если у вас есть классическая лента, на вкладке «Сообщение» выберитеДействия>Отозвать это сообщениеЕсли у вас есть упрощенная лента, выберите вкладкуСообщение, а затем выберитеДополнительные команды(). Наведите курсор на Действияи выберитеОтозвать это сообщение
- НажмитеУдалить непрочитанные копии этого сообщенияилиУдалить непрочитанные копии и замените новым сообщением, а затем нажмитеОК. Вы также можете запросить отправку сообщения, информирующего вас об успешном или неудачном отзыве.
- Если вы отправляете новое сообщение в ту же организацию, составьте сообщение и нажмитеОтправить.
Если вы попытаетесь отозвать электронное письмо, которое уже было прочитано получателем, даже если это не тот человек, он получит второе сообщение, информирующее его об отзыве. И у них все еще будет исходное электронное письмо. Если вы отредактируете только свое первое электронное письмо, и измененная версия, и оригинал останутся в папке «Входящие» получателя.
Отзыв писем в Gmail
Microsoft Exchange не является почтовым клиентом с функцией отзыва. Gmail также может отозвать электронную почту, только ее функция помечена как «отменить отправку» или «отменить отправку». Его процесс отзыва доступен только в течение очень короткого времени после того, как электронное письмо попадает в почтовый ящик получателя, поэтому вы должны принять решение сделать это быстро.
Если вы решите, что случайно отправили электронное письмо или отправили его не тому человеку, у вас есть немного времени, чтобы отменить его. Согласно поддержке Google, сразу после отправки сообщения вы можете отозвать его:
- В левом нижнем углу вы увидитеСообщение отправленои возможностьОтменитьилиПросмотреть сообщение.
- НажмитеОтменить.
Если вы вовремя нажмете кнопку отзыва сообщения, ваше электронное письмо должно быть успешно отозвано. Если же нет, то отзыв не удался.
Gmail имеет ограниченное количество времени для отзыва
Gmail также позволяет настроить период времени, в течение которого отправленное письмо будет доступно для отзыва, но не более 30 секунд.
На компьютере откройте Gmail.
- В правом верхнем углу нажмитеНастройки,Просмотреть все настройки.
- Рядом с Отменить отправку выберитеПериод отмены отправки 5, 10, 20 или 30 секунд.
- Внизу нажмитеСохранить изменения.
Интересно
Зачем вообще нужно отзывать письмо в Outlook или Gmail? Возможно, вы отправили его не тому человеку или обнаружили опечатку после отправки письма. Если ваша попытка отзыва не удалась, возможно, нужно отправить электронное письмо с честными извинениями. Даже если ваш адрес электронной почты на самом деле не нужен, объяснение может иметь большое значение.