Как работает домашний офис

Женщина сидит на столе с помощью портативного компьютера, работая дома.

Вы мечтаете о 15-секундной поездке на работу, а не о 45-минутной? Вы хотите выжать немного дополнительного времени из дня, полностью сократив время на дорогу? Как вы думаете, могли бы вы сделать больше, если бы вас не отвлекали, присущие традиционным офисам?

Если вы думаете о какой-либо из этих вещей, вы, вероятно, мечтали одомашнем офисе. В этой статье мы узнаем, что делает домашний офис эффективным, и поможем вам приступить к его настройке.

Основы

Работа на дому может быть радостью или ужасом (как и некоторые двухлетние дети, которых вы, возможно, знаете). Вам может понравиться идея свободы, гибкости и непринужденной атмосферы, которые создадут ваш домашний офис. иметь. Вам может понравиться идея работать в кроличьих тапочках и банном халате.

Обратите внимание, что я сказал «идея». На самом деле работать из дома может быть здорово, но это также может быть так же неприятно, как работа в традиционном офисе и поездка на работу. Вы должны настроить его правильно и установить некоторые правила для себя. Правила, которые вы устанавливаете, должны основываться на вашей ситуации, на том, что работает лично для вас, и на типе работы, которую вы выполняете. Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам начать работу:

Выделитеспециальное место для своего офиса, особенно если вы надеетесь получить налоговый вычет из домашнего офиса!
Если у вас естьдверь,закройте ее.
Постарайтесь свести к минимуму количествоотвлечений, находящихся в вашем непосредственном рабочем пространстве (например, телевизор, Gameboy, Nintendo, дети).
Если у вас есть маленькиедети дома, не смотрите на эти журнальные фотографии работающей надомной мамы, которая разговаривает по телефону и изучает электронную таблицу, пока восхитительная девятка Месячный ребенок играет у ее ног. Это фантастический мир. Это действительно так не работает! Попросите домашнего опекуна или члена семьи, кого угодно, помочь. Ваши нервы и ваши дети будут вам благодарны.
Сделайте свое рабочее место максимальноудобным - возможно, вы проводите там много времени!
Наведите порядок. Это означает покупку картотеки, папок с файлами, этикеток, а затем их использование.
Попробуйте установить рабочийграфик, который соответствует вашим циклам высокой продуктивности. У каждого есть время дня, когда он работает лучше всего. Найдите свое и сделайте его своим основным рабочим временем. (Если, конечно, вы контролируете свое расписание.)
Установите некоторыеправила для себя, например, перерыв каждый час, установленное время каждый день, когда вы выходите из дома (даже если это просто прогулка по кварталу), никакого серфинга сети, за исключением служебного серфинга (и тут не читерить!). Ваши правила должны учитывать ваши собственные слабости. Если вы знаете, что у вас будут проблемы с холодильником, который всегда зовет вас по имени, сделайте правило «не есть за компьютером».
Установите ограничение наработу в нерабочее время Хотя у вас могут быть клиенты, которые звонят вам в 21:00, это не означает, что вы должны «всегда» быть доступным тогда. Позвольте вашему автоответчику принимать звонки, если вы не знаете, что есть сжатые сроки, и готовы это сделать. С другой стороны, дополнительные часы доступности могут быть именно тем преимуществом, которое вам нужно, чтобы дать толчок вашему бизнесу (или гарантии занятости). Только учтите, что трудоголизм высок среди тех, кто работает из дома.
Работа из дома также может быть очень изолированной. Возьми трубку и позвони кому-нибудь, или зайди к соседу, или еще что-нибудь, чтобыустановить контакт с живым человеком. Если вы обнаружите, что работаете по 10 часов подряд, не говоря ни слова, возможно, вы не продержитесь долго в своем новом домашнем офисе.

С учетом сказанного, давайте перейдем к аппаратному обеспечению, которое вам понадобится для настройки домашнего офиса. Мы начинаем с оборудования, а не с мебели, потому что вполне возможно, что вам не нужен письменный стол или специально отведенное место для офиса. Вы можете прекрасно работать за кухонным столом или качелями на крыльце. Конечно, вам может даже не понадобиться компьютер, но мы все равно его рассмотрим.

Какое оборудование вам нужно?

Если ваша работа связана с поездками к клиентам или в другие места за пределами вашего дома, вам, вероятно, следует подумать о покупке портативного компьютера, а не настольного компьютера.

С ноутбуком ваши файлы всегда будут с вами, и у вас не будет тех неловких моментов, когда вы оставляете важный документ в своем офисе, потому что ваш офис с вами. Хотя ноутбук может показаться немного громоздким, чтобы всегда брать его с собой в дорогу, существует множество легких и очень мощных моделей. Просто убедитесь, что у вас есть хорошая сумка для переноски с плечевым ремнем и местом для документов в печатном виде.

Если вам не нравится постоянно работать с клавиатуры и маленького экрана ноутбука, есть другие решения. Да они все предусмотрели! Чтобы сделать использование вашего ноутбука более эффективным в вашем домашнем офисе, можно установить док-станцию, к которой вы можете просто подключить свой ноутбук. Док-станции позволяют легко иметь стандартный монитор, клавиатуру и мышь, принтер, факсимильный аппарат, сканер и другие периферийные устройства, которые всегда подключены и готовы к использованию. Если вы подключите свой ноутбук к док-станции, вы сможете использовать его так же, как стандартную настольную систему, и вам не придется беспокоиться о передаче или синхронизации файлов на другой компьютер.

Если вы не путешествуете или вам не нужен доступ ко всем вашим файлам во время путешествия, вы можете просто получить традиционную настольную компьютерную систему. Убедитесь, что у вас достаточно места на жестком диске, памяти для одновременного запуска нескольких программ и умеренно быстрого процессора. Если вы работаете с графикой (все, что связано с фотоизображениями, иллюстрациями или анимацией), вам понадобится гораздо более быстрый процессор и столько места на жестком диске и оперативной памяти, сколько вы можете себе позволить.

Другое оборудование и аппаратные средства, которые вы можете рассмотреть, включают:

Черно-белый принтер с разрешением 600-1200 dpiлазерный принтер, если ваши окончательные документы требуют четкого высококачественного черно-белого вывода. Лазерные принтеры также обеспечивают самую быструю печать, поэтому, если вы знаете, что ваш объем будет высоким, вам также следует подумать о лазерном принтере.
Aцветной лазерный принтер, если ваши документы нуждаются в высококачественных цветных иллюстрациях, фотографиях или диаграммах. Они довольно дорогие, поэтому обязательно сравните качество печати с менее дорогим струйным принтером.
струйный принтер, если вам нужен текст хорошего качества, цветные диаграммы и графики или фотографии. В струйных принтерах используемая бумага часто оказывает наибольшее влияние на качество печати. Приобретите бумагу, которая лучше всего подходит для вашей работы. Кроме того, перед покупкой попробуйте сделать пробную печать с разных моделей, чтобы сравнить качество. Струйные принтеры обеспечивают очень хорошее качество, но не так быстро печатают, как лазерные принтеры.
Факс, если вам нужно часто отправлять по факсу бумажные документы. Существует также возможность онлайн-факсинга, такого как E-Fax.
Aсканер, если вам нужно сканировать документы или фотографии. Вы также можете использовать сканер вместе с программным обеспечением для электронной почты или факса вместо обычного факсимильного аппарата.
Aустройство записи компакт-дисков, если вам нужно предоставить клиентам большие файлы в электронном виде или если вы хотите сделать резервную копию своих файлов на компакт-диске. Существует много способов использования устройства для записи компакт-дисков в бизнесе, не говоря уже о возможности создавать собственные музыкальные компакт-диски.
Aустройство записи DVD (DVD-RAM), если вам необходимо предоставлять клиентам очень большие файлы, например видео.
Aсъемный носитель устройство. Iomega™ предлагает самый распространенный накопитель этого типа, который называется Zip™, но есть и много других подобных ему. Данные записываются на диск так же, как на дискету. Разница заключается в количестве данных, которые могут быть записаны. В настоящее время доступны диски на 100 Мб и 250 Мб для ZIP-диска. Iomega также производит накопители Jaz™, в которых используются диски, способные хранить до 2 Гб данных.
Aмодем для доступа в Интернет, электронной почты и отправки факсов. Это может быть либо стандартный модем, который вы используете с вашими существующими телефонными линиями для коммутируемого доступа, модем DSL, который также использует вашу телефонную линию, но не связывает вашу линию, или кабельный модем, который использует тот же кабель, что и кабельное телевидение. подключился к. DSL и кабельные модемы предназначены для широкополосного доступа в Интернет и требуют специальных подключений.
Aцифровой фотоаппарат, если для вашей работы требуются фотографии для презентаций, отчетов, веб-сайта или других документов. Хотя вы также можете использовать обычную камеру и сканер для получения цифровых фотографий для документов, немедленный доступ, который вы получаете с помощью цифровой камеры, может оказаться более эффективным, чем ожидание обработки и печати пленки. Качество цифрового изображения по-прежнему несколько лучше при сканировании реальных фотографий, но для большинства бизнес-приложений цифровые камеры дают достаточно четкие изображения. Изображения для использования в маркетинговых материалах должны быть более высокого качества.
Aмногоцелевой сканер, факс, копир, принтер, если у вас мало места и качество не столь критично. Однако имейте в виду, что с этим типом оборудования, если одна его часть перестанет работать, вы не сможете выполнять другие функции, пока ее не починят!

По понятным причинам, главным образом потому, что оборудование в мире технологий меняется чаще, чем некоторые люди меняют нижнее белье, мы не будем вдаваться в технические характеристики компьютерного оборудования, которое вам понадобится в вашем офисе.

Другое

В дополнение к компьютерному оборудованию вам также понадобится хороший телефон. Идентификатор вызывающего абонента помогает, позволяя вам отсеивать телемаркетеров или другие звонки, которые вы не можете принять в данный момент. Вторая телефонная линия для вашего рабочего телефона, факса и доступа в Интернет также является плюсом.

Есть обходные пути, если вы не хотите платить дополнительные деньги за дополнительную телефонную линию. Например, если у вас есть сотовый телефон, что рекомендуется, вы можете использовать этот номер в качестве служебной линии. Или, если у вас есть коммутируемый доступ в Интернет, который использует вашу домашнюю телефонную линию, вы можете переадресовывать звонки на свой мобильный телефон, когда вы в сети. Обычно телефонная компания берет только доллар в месяц за переадресацию звонков, когда линия занята. Вам просто нужно убедиться, что вы отключили ожидание вызова, когда вы выходите в Интернет, добавив 70 перед набираемым номером. Ограничения здесь, конечно, сила сигнала, который вы получаете на свой мобильный телефон. Если вы работаете в подвале, могут возникнуть проблемы с получением достаточно хорошего сигнала, чтобы вести разговор. Если ваш мобильный телефон предлагает голосовую почту, у вас по крайней мере есть шанс оставить сообщение, даже если вы не можете поговорить с человеком в данный момент.

Есть также сервисы, которые отвечают на звонки, пока вы находитесь в сети, и сразу же проигрывают сообщение с вашего компьютера. Если вы хотите перезвонить, вы можете отключиться и сделать это. Callwave и Pagoo - два самых популярных сервиса. Они берут за услугу около 5 долларов в месяц.

Сетевой фильтр необходим не только для того, чтобы дать вам дополнительные розетки для вашего компьютера и его периферийных устройств, но и для защиты вашего оборудования.

Вам также может понадобиться персональный цифровой помощник (он же КПК, Palm Pilot, Handspring и т. д.). Это очень удобно, если вы путешествуете и вам нужен доступ к контактной информации, электронной почте или Интернету.

Что насчет программного обеспечения

Что касается программного обеспечения, вам следует рассмотреть несколько вариантов. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем и у вас нет сотрудников, с которыми вам нужно общаться и координировать свои действия, то выполнение ваших требований к программному обеспечению не так сложно. Вот некоторые категории программного обеспечения, которые могут вам понадобиться, а также ссылки на некоторые из наиболее популярных пакетов:

программа электронной почты. Вы можете использовать программу электронной почты, предоставленную вашим интернет-провайдером, но такие программы, как Microsoft Outlook Express или Eudora, предоставят вам хорошие функции электронной почты, и вам не придется менять программы если вы меняете интернет-провайдеров.
текстовый процессор - Microsoft Word, WordPerfect и Lotus Word Pro
программы для работы с электронными таблицами и базами данных - Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Intuit QuickBase
программное обеспечение для презентаций - Microsoft PowerPoint или Astound.
программное обеспечение для защиты от вирусов - McAfee или Norton AntiVirus
утилита для обслуживания компьютера - Symantec Norton Utilities, McAfee или TechTool Pro
Программное обеспечение для чтения в формате Portable Document Format (PDF) - Adobe Acrobat Reader - это программное обеспечение очень полезно для просмотра форматированных документов, таких как макеты брошюр, от сторонних дизайнеров или коллег.
инструмент для редактирования графики и/или изображений - CorelDraw, Adobe Illustrator, Adobe Photoshop, Macromedia Freehand, Deneba Canvas (программное обеспечение для редактирования изображений также может поставляться вместе с вашим сканером.)
Интернет-браузеры - Netscape Navigator или Microsoft Internet Explorer

Многие бизнес-приложения поставляются упакованными в «наборы», которые предоставляют все вышеперечисленные категории продуктов, а затем и некоторые другие. Некоторые из наиболее популярных пакетов включают:

Microsoft Office, а также менее дорогой Microsoft Works
Корел
Лотос
AppleWorks

Многие программы также имеют менее дорогие «облегченные» или «ограниченные» версии, которые могут подойти для малого бизнеса. Они также обычно доступны для компьютерных платформ Windows и Macintosh.

Если вы работаете с другими людьми и вам необходимо координировать расписание, получать доступ к центральным файлам, поддерживать менеджер контактов, встречаться в чатах и т. д., тогда у вас есть более сложная задача. Доступны программы, такие как Lotus Notes или Novell Groupwise, которые предоставляют эти типы функций в качестве программного решения. Эти решения могут потребовать довольно хороших знаний компьютера и ИТ-специалиста для управления системой.

В качестве альтернативы существуют онлайн-сервисы управления, которые предоставляют такие виды услуг в Интернете для доступа с помощью вашего браузера. Они довольно просты в использовании. Они предлагают множество функций для координации информации между членами команды, взаимодействия с клиентами или просто для общения и обмена файлами с коллегами. Обычно они взимают небольшую ежемесячную плату за пользователя или большую фиксированную ставку за неограниченное количество пользователей. Однако некоторые из них включают бесплатные ограниченные версии. Ниже приведены некоторые из этих услуг, доступных в сети:

Виртуальный офис: Afteroffice
Visto: веб-планирование, хранение файлов и инструменты управления
OfficeClip: объедините свою команду
IDrive: безопасное онлайн-хранилище данных.

Ваши потребности в программном обеспечении сильно различаются в зависимости от типа выполняемой вами работы. Свяжитесь с аналогичными компаниями или вашей отраслевой ассоциацией, чтобы узнать, какие программы предпочитают ваши коллеги.

Не забывайте и о условно-бесплатном программном обеспечении. Есть много отличных программ, которые могут выполнять все необходимые вам задачи без высокой цены.

Где вы разместите все оборудование?

Вам понадобится стол с большим количеством рабочего места. В нем должно быть место для компьютера, а также место, где можно разложить документы, если это необходимо. Для этого хорошо подойдет угловой письменный стол в форме буквы «Г». Убедитесь, что на столе есть большой лоток для клавиатуры, на котором также можно разместить коврик для мыши и мышь. Многие компьютерные столы не имеют достаточно больших лотков. Не забудьте о месте для вашего принтера, сканера, факса и другой техники.

Полки, шкафы и картотечные шкафы также являются предметами первой необходимости, которые очень помогают, используя вертикальное пространство и поддерживая порядок. Вы также можете использовать верхнюю часть этих полок и шкафов для документов для принтера, сканера, факсимильного аппарата и т. д.

Кроме того, не забудьте купить удобное кресло с хорошей поддержкой спины. В нем должно быть как можно больше регулируемых частей, чтобы он подходил под ваше тело. Подлокотники на стуле также сделают его более удобным, особенно если вы будете выполнять какую-то другую работу, помимо работы на компьютере. Для получения дополнительной информации о настройке домашнего офиса посетите страницу «Мебель для домашнего офиса» на сайте About.com.

Соединение с внешним миром

Кибермир

Все это аппаратное и программное обеспечение не принесет вам никакой пользы, если у вас нет подключения к Интернету. Лучше всего использовать широкополосное соединение, если у вас есть доступ. Термин широкополосный означает просто технологию с высокой пропускной способностью, такую как DSL или кабель, которая позволяет отправлять и получать файлы, звук и видео по одному соединению.

Если у вас дома есть кабельное телевидение, то, скорее всего, у вас также есть кабельный модем и доступ в Интернет. DSL использует вашу стандартную телефонную линию, но требует, чтобы вы находились относительно близко к центральному офису провайдера (в некоторых случаях 3-4 мили). Узнайте у местных провайдеров, доступен ли DSL в вашем регионе. Многие провайдеры предлагают онлайн-инструменты, которые просто требуют от вас ввести свой номер телефона, чтобы определить, доступна ли услуга у вас дома.

Если вы живете в районе, где нет кабельного или DSL-доступа, у вас все равно есть возможность доступа в Интернет через спутник. Эти системы обеспечивают быстрое соединение, но требуют спутниковых антенн и приемников, а также специальных модемов. Щелкните здесь для получения дополнительной информации о спутниковом доступе в Интернет.

Если вы получаете постоянное широкополосное соединение, вам также необходимо установить брандмауэр. Прочтите нашу статью о том, как работают брандмауэры, чтобы максимально эффективно защитить свои файлы от хакеров.

Независимо от типа подключения к Интернету, вам потребуется провайдер услуг Интернета (ISP). В дополнение к доступу в Интернет ваш провайдер предоставит вам адрес электронной почты и, возможно, 5-10 МБ свободного места для веб-сайта. Вы также можете получить дополнительные адреса электронной почты с таких сайтов, как HotMail, Yahoo или Excite. Они бесплатны, и преимущество их наличия в том, что их не нужно менять, если вы меняете своего интернет-провайдера. Вы можете сохранить тот же адрес электронной почты и пересылать почту с этого адреса на любой другой адрес электронной почты по вашему желанию. Это просто устраняет процесс рассылки уведомлений всем вашим контактам о том, что ваш адрес электронной почты изменился. Если у вас есть адрес электронной почты вашей компании, который вы используете для бизнеса, часто рекомендуется получить отдельный адрес электронной почты для вашей личной электронной почты.

Если вам нужно подключить несколько компьютеров в вашем доме, прочитайте нашу статью о том, как подключить ваш дом к сети.

Реальный мир

А как насчет вашего рабочего адреса? Если вы ведете бизнес из дома, вы, вероятно, не хотите, чтобы ваш домашний адрес использовался в качестве рабочего адреса. В зависимости от типа бизнеса это может просто не произвести нужного вам впечатления. В этом случае у вас есть два варианта. Вы можете арендовать почтовый ящик или воспользоваться услугой почтового ящика CMRA (Агентство по приему коммерческой почты), которая предоставит вам корпоративный адрес и номер пакета.

Каждый вариант имеет недостаток, заключающийся в том, что вам нужно идти в другое место, чтобы получить свою почту (хотя могут быть службы, которые доставят вашу почту вам). Почтовые ящики имеют дополнительный недостаток, заключающийся в том, что вы не можете получать посылки, потому что курьеры не доставят их на адрес P. О. коробка. Если вы используете услугу, которая дает вашему бизнесу номер пакета (на самом деле просто другое имя для номера ящика), вы можете получать посылки. У вас также есть круглосуточный доступ и вы можете запросить уведомление о прибытии посылки.

Как насчет встреч с клиентами?

Встречи с клиентами не всегда могут проходить в киберпространстве или на территории клиента. Когда вы сталкиваетесь с такой ситуацией, вместо того, чтобы приглашать клиента к себе домой (при условии, что он находится в одном городе), обратите внимание на представительские апартаменты или отели, которые предлагают помещения, которые можно арендовать на короткий период времени. Если у вас есть собственный бизнес, и это обычное явление, вы можете рассмотреть возможность арендыExecutive Suite, который предоставляет вам секретаршу, голосовую почту, электронную почту и другие услуги, наряду с ограниченным по времени доступом в личные кабинеты, приемную и конференц-зал. Если вам не нужен такой тип договоренности на регулярной основе, вы также можете арендовать помещения на почасовой основе по довольно разумной цене.

Например, при использовании Offices2Share.com комната для совещаний в The Blake Building в Вашингтоне, округ Колумбия, на пять человек, зарезервированная на три часа, будет стоить 75 долларов. Комната на 15 человек за то же время обойдется в 120 долларов. Эти типы услуг часто можно зарезервировать онлайн, а также предоставляются карты, письменные указания, контактная информация, фотографии и информация о дополнительных потребностях в номерах.

Конечно, всегда есть и другие стандартные варианты мест для встреч, включая вестибюли отелей, рестораны, поля для гольфа и т. д.

Почтовые правила

ПРИМЕЧАНИЕ: Текущие почтовые правила для CMRA требуют, чтобы трехстрочный адрес включал буквы «PMB» перед номером. Если вы используете четырехстрочный адрес, вы можете использовать знак «» перед номером. Например:

Связь

Сегодня коммуникации кардинально отличаются от тех, что были даже 15 лет назад. Электронная почта стала образом жизни и единственным способом общения с некоторыми людьми. Если вы думаете о том, как вы общались в бизнесе в 1985 году, и о том, как вы общаетесь в бизнесе сейчас, то сравнивать нечего. Вы, вероятно, использовали свой офисный телефон, и, ну, тогда не было ничего, кроме, может быть, телексного аппарата. Однако вскоре после этого на рынок начали выходить факсимильные аппараты, затем появились автомобильные телефоны и электронная почта. После этого все очень быстро изменилось. По мере развития технологий росли и ожидания в отношении объема производимой работы. Теперь мы выполняем гораздо больше работы намного быстрее, и ожидания повышения производительности продолжают расти, потому что технологии позволяют нам делать это быстрее.

Благодаря стремительному развитию технологий и увеличению рабочей нагрузки желание работать из дома и снять часть стресса, связанного с поездками на работу, совмещением семейной жизни и т. д., также стало очень сильным. В этом отношении та же самая технология, которая лишила нас свободы, также дает нам больше свободы, чем мы когда-либо испытывали, за исключением тех времен, когда технологии не заставляли нас так много работать.

Итак, какое это имеет отношение к коммуникациям и как мы можем общаться в виртуальной бизнес-среде? Большая часть работы в любом бизнесе, независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или работаете в корпорации, связана с коммуникациями того или иного типа. Если вы можете эффективно общаться, вы можете работать более эффективно. Воспользуйтесь преимуществами технологий, доступных для связи, и используйте обретенную свободу, чтобы вернуть часть своей жизни. Вот как:

С помощью простогомобильного телефона вы можете пойти на игру в софтбол с вашим ребенком, не опасаясь пропустить важный звонок.
Используябеспроводную сеть технологию через мобильный телефон или персональный цифровой помощник, вы можете пойти в продуктовый магазин, пока ждете отправленный по электронной почте файл, который требует вашего одобрения прежде чем его можно будет отправить.
Свиртуальным помощником или легкодоступными офисными услугами вы можете работать из своего подвала, но иметь профессиональный адрес и секретаршу, отвечающую на ваши звонки.
С помощьювидеоконференцсвязи вы можете общаться лицом к лицу с клиентами или коллегами по всей стране, не покидая своего города.
С помощьютелеконференций в сочетании с программным обеспечением для Интернет-презентаций вы можете общаться с несколькими людьми в режиме реального времени, одновременно просматривая одну и ту же презентацию из разных мест по всему миру. Sonexis предлагает эти инструменты.
Используявеб-инструменты для офиса, вы можете выполнять планирование, отправлять файлы, общаться через чаты или обмениваться мгновенными сообщениями с коллегами или клиентами.
Впользовательских чатахили с помощьюобмена мгновенными сообщениями вы можете вести дискуссию с несколькими людьми из разных мест и в ситуациях, когда вы не обязательно говорить.
С помощьювеб-конференций вы можете проводить живые интерактивные семинары, встречи и другие встречи.

Итак, как видите, общение в любой офисной среде, виртуальной или нет, теперь достаточно просто и возможно практически из любого места. Не забывайте, у вас также есть старый стандартный проводной телефон, которым вы можете пользоваться.

Для получения дополнительных советов и информации о работе в виртуальной среде посетите страницу Как работают виртуальные офисы