Вы когда-нибудь заставляли кого-то ждать, пока роетесь в горах документов на своем столе в поисках важного документа? Наши напряженные дни только усугубляют ситуацию, как бы мы ни старались поддерживать порядок в наших архивах. Независимо от того, работаете ли вы с бумажными документами, электронными файлами или с их комбинацией, важно поддерживать их доступность и организованность. Вы сэкономите время на поиске предметов и получите нужную информацию именно тогда, когда она вам понадобится.
Итак, вот несколько отличных вариантов для поддержания ваших документов и архивов в идеальном порядке!
1. Не сохраняйте ненужные документы
Это первый и самый основной элемент, который необходимо реализовать, поскольку он является корнем большинства проблем с организацией документов. Гораздо проще потратить несколько минут на обработку документа, оценить, важен он или нет, а затем решить, следует ли его сохранять. В результате вы сможете противостоять странному импульсу хранить таким образом практически каждый документ, и у вас больше не будет головной боли при поиске важных документов.
2. Отделения для хранения документов
Вы, несомненно, регулярно задаетесь вопросом, что делать с таким количеством документов. Некоторые кажутся важными, но не используются ежедневно, тогда как другие кажутся незначительными, но в какой-то момент потребуются. Места становится все меньше, а документов все больше. Итак, какие у вас варианты? Не волнуйся; мы вас прикроем. Есть компании, которые предоставляют аренду складов для самых разных клиентов, включая предприятия, розничную торговлю и частных лиц. С помощью отделений хранения в Сэндтоне и Альбертоне обеспечить безопасность и надежность ваших документов стало еще проще. Все, что вам нужно сделать, это выбрать место для хранения, и как только вы выберете желаемое место, вы сможете использовать систему онлайн-бронирования, чтобы зарезервировать его. Ваша единственная задача - подготовить документы для хранения, быть полностью спокойным за защиту и сохранность своих документов и наслаждаться незагроможденным рабочим пространством.
3. Разделение документов по типу
Рассортируйте свои физические документы по категориям, например, файлы клиентов, счета и отчеты. Каждую категорию можно разделить на уровни подтипов. Например, вы можете сортировать записи клиентов по клиентам, прежде чем классифицировать их по отчетам, письмам и другим типам документов. Этот метод многоуровневой сортировки может помочь вам определить, какие документы следует сохранить, и упорядочить их для быстрого доступа. Таким образом, вы, несомненно, сократите количество времени, затрачиваемого на поиск конкретного документа.
4. Разделять документы по дате
Выделите дату документа, выделив ее или включив в заголовок бумажного документа. Вам не придется открывать каждый документ, чтобы упорядочить их в хронологическом порядке. В будущем вам будет легче их найти. Те, кто попробовал этот метод организации, говорят, что он один из самых эффективных.
5. Оцифровать файлы
В некоторых случаях реальным смягчающим обстоятельством может быть преобразование физических документов в цифровые файлы, хранящиеся на вашем компьютере. Таким образом, вы сможете легко получить к ним доступ и отправить их, а также уменьшить беспорядок. В этом случае отсканируйте документы в цифровые документы для хранения в организованных папках на вашем компьютере. Вы можете быстрее искать документы на своем компьютере, оцифровав файлы. Это также устраняет необходимость в физическом пространстве для хранения и беспорядок.
6. Безопасное хранение постоянных файлов
Храните постоянные файлы отдельно, чтобы освободить место в картотеке. Для хранения некоторых из этих ценностей следует использовать сейф. Создавайте отдельные файлы или папки в зависимости от того, какое следующее действие вам необходимо предпринять и когда оно должно быть завершено. Это позволит вам расставить приоритеты в вопросах, требующих немедленного внимания, например, в счетах, и при этом тщательно хранить другие, например, налоговые отчеты, которые могут вам понадобиться в будущем. Другие менее важные файлы можно хранить на полке в чулане, на чердаке или в гараже в герметичных контейнерах.
7. Часто измельчайте
Регулярное уничтожение документов и данных, которые вам больше не нужны, защищает вашу личность и экономит место. Обращайте пристальное внимание на все, что содержит ваше имя, адрес, день рождения, номер социального страхования или информацию о банковском счете. Возможно, вы задумывались о покупке собственного измельчителя бумаги, если хотите получить полный контроль над своими документами и информацией. Многие шредеры используют метод обрезки, который идеально подходит для уничтожения документов. Измельчители безвредны для окружающей среды, поскольку после измельчения их можно легко переработать.
Хотя разработка системы организации документов может показаться сложной задачей, если вы будете следовать этому подходу и уделять внимание каждому шагу, вы можете добиться значительного прогресса. Таким образом вы можете упростить свой процесс, повысить производительность и снизить стресс.