Управляйте грудами документов с помощью удобной системы хранения документов и научитесь систематизировать эти важные документы.
Бумажная работа имеет тенденцию быстро накапливаться. Почта, квитанции, школьные документы, банковские выписки, налоговые документы и многое другое может быстро загромождать столешницы и поверхности стола, создавая беспорядок из бумаг, который кажется неуправляемым. К счастью, создать файловую систему, которая поможет вам управлять всей этой документацией, не так сложно, как вы думаете. Мы расскажем вам, как именно превратить хаотичные стопки отдельных бумаг в организованную систему управления файлами, за которой легко следить.
Во-первых, вам нужно выделить место для сбора любых новых бумаг, которые приходят к вам домой. Это будет ваш основной центр управления документами, где вы сортируете входящую почту, документы, квитанции, приглашения и другие документы, решая, что делать с каждым элементом. Затем вы создадите отдельные файлы или папки в зависимости от действия, которое необходимо выполнить дальше, и времени его выполнения. Это поможет вам расставить приоритеты по элементам, требующим внимания сейчас, например счетам, и бережно хранить такие вещи, как налоговые документы, которые могут вам понадобиться в будущем. Разработав определенный процесс работы с документами, вы сможете ежедневно небольшими шагами предотвращать большие нагромождения. Воспользуйтесь этими советами, чтобы создать подходящую для вас систему организации файлов.
Основные компоненты для организации файлов
Выберите удобное место в вашем доме, чтобы настроить центр обработки бумаги, который будет основным центром вашей файловой системы. Это может быть домашний офис, кухня, столовая или прихожая. Где бы вы его ни разместили, убедитесь, что у вас достаточно места для следующих предметов:
- Центральный почтовый ящик: Назначьте одно место для всех входящих документов, включая почту, квитанции, школьные документы, листовки и многое другое. Одна стопка, даже если она довольно большая, более управляема, чем несколько небольших, разбросанных по всему дому.
- Файл действий: Ежедневно просматривайте папку «Входящие» и извлекайте элементы, требующие внимания. Отсортируйте их по степени срочности в «файл действий», состоящий из трех частей. Держите файл открытым, чтобы не забывать часто его проверять.
- Мусорная станция: Держите под рукой шредер, корзину для мусора и мусорное ведро, чтобы вы могли выбросить ненужную бумагу, как только она попадет в дом, прежде чем она попадет в ваш почтовый ящик.
- Картотека: Если позволяет место, заведите картотеку для бумаг, которые не требуют действий, только для архивирования. Если нет, соберите документы и поместите их в легкодоступную коробку или папку. Передавайте их на долговременное хранение, где бы оно ни было, ежемесячно.
Как создать файловую систему для важных документов
Профессиональный органайзер Шарлотта Стейл из компании Simply Put Organizing использует интеллектуальную систему для выявления, хранения и работы с документами, требующими внимания, всего за несколько минут в день. Выполните следующие действия, чтобы создать файловую систему, упрощающую работу с документами.
1. Настройка файла действий
Решите, какой тип файлового контейнера, состоящего из трех частей, соответствует вашему стилю организации и доступному пространству. Пометьте разделы «Сделать сейчас», «Сделать позже» и «В ожидании». Система, которую вы настроили для своих рабочих документов (это может быть папка-гармошка, проволочный настольный сортировщик, штабелируемые ящики или цветные папки), должна соответствовать вашему стилю хранения.
Если вы склонны накапливать вещи, вам нужно визуальное напоминание о работе с бумагами. Прозрачные пластиковые лотки для укладки покажут вам, когда вам нужно принять меры по каждой категории. Если вы умеете раскладывать вещи по полочкам, вы можете упорядочить бумаги с минимальным визуальным беспорядком. Файловый ящик на рабочем столе, снабженный тремя помеченными папками, позволяет хранить необходимые действия поблизости, но выглядит аккуратно.
2. Сортировка папки «Входящие»
Для каждого сообщения в папке «Входящие» спросите себя: какое следующее действие должно произойти и когда? Ответ предложит вам подать его в одну из категорий:
- "Сделать сейчас" включает все, что вам нужно сделать на следующей неделе. Примеры включают счета к оплате, бланки разрешений и приглашения на вечеринку с ответами на приглашение.
- "Сделать позже" содержит пункты, над которыми вы планируете действовать в течение следующих трех месяцев. Это могут быть листовки об отпуске, предложение рефинансирования от вашего банка или каталог, содержащий то, что вы планируете купить.
- "Ожидание" включает в себя все, на что вы ожидаете ответа, например квитанцию о покупке по почте, которая еще не доставлена.
Все остальное в вашем почтовом ящике, скорее всего, является архивом или справочным документом. Архивные документы, такие как банковские выписки, должны храниться в картотеке. Если у вас нет домашнего офиса, спрячьте шкаф для документов под задрапированной тканью консолью в гостиной или столовой. Во время уплаты налогов освободите место для бумаг за следующий год, переместив старые документы в папку-гармошку; затем переместите файл в стороннее хранилище.
3. Ведите свой файл действий
«Думайте об этом как о живом, дышащем существе, похожем на рыбу, которую нужно взращивать каждый день», - говорит Стейл. Вот как не отставать от входящих документов и тех, которые ждут в вашем файле действий, чтобы ничего не пропало:
- Каждый день или два: Сортируйте документы из папки «Входящие» в файл действий. Кроме того, откройте файл «Сделать сейчас» и быстро примите меры по самым срочным задачам.
- Раз в неделю: Посетите свой файл «Отложить» и предпримите все возможные действия, перемещая элементы в другие файлы в вашей системе или в корзину. Загляните в «Ожидание» и примите меры по мере необходимости. Когда предметы разрешатся сами собой, переработайте бумагу или отложите ее на длительное хранение.
- Раз в месяц: Переместите архивные документы в решение для долговременного хранения.
Как подать разные документы
Не позволяйте разным бумажкам, которые вы хотите сохранить, засорять ваш почтовый ящик или накапливаться в доме. Держите их под рукой, но не на виду, с этими идеями для различных типов документов:
- Статьи, которые вы хотите прочитать: Держите конверт с документами в машине или сумке, чтобы вы могли читать, пока ждете. Или найдите статью в Интернете и добавьте в закладки, чтобы использовать позже.
- Купоны и квитанции: Храните купонный кошелек с разделителями в сумочке или автомобиле. Регулярно проверяйте даты и выбрасывайте просроченные купоны.
- Вдохновение и справочные страницы из журналов: Сохраните эти страницы в папке с файлами-гармошками с метками для каждой категории, например, вдохновение для украшения или идеи для ужина.
- Инструкции и гарантии: Храните эту информацию в той же комнате, что и изделие, в держателе для журналов, если вы храните несколько руководств. Прикрепите чек и гарантийный талон к обложке.
- Детское творчество и школьные задания: Коробка с крышкой на удобной полке идеально подходит для хранения детских школьных работ. Собирайте здесь ежедневные газеты и решайте, являются ли они хранителями.